私自身、タスク管理(ToDo管理)は今まで紙に書いたり、アプリを使ったりなど様々なやり方を試してきました。
そこで、現在もできているタスク管理法をご紹介できればと思います。
ちなみに無料でできますよ！！
タスク管理(ToDo管理)ってそもそも何？
タスク管理と表現すると何？と思われる方もいるかもしれませんが、私たちは小さい頃から無意識にしていることでもあります。
小学校の時にも宿題などありましたよね？
当たり前のようにこなしていたかと思いますが、ある意味あれも一つのタスクって訳です。
このタスク管理は別の言い方でToDo管理などと行ったりします。
何かやろうとした時に当然スケジュールなどを立てると思いますが、この行う業務(仕事)を細分化してどれからやろうかな？と優先順位をつけて行い、完了したらチェックをする方法が一般的なタスク管理かと思います。
やり方としてはこんな感じです。
- やること・したいことを箇条書きでもいいので書く！
- こなす！
- 完了したらチェック！
とてもシンプルですよね！
では実際にタスクを管理するメリットは何かわかりますか？
タスクを管理することで業務効率がどのくらいあがる？
私の場合で例を挙げてみます。
まず、ノマドワーカーの方の場合は自分のペースで作業をすることになりますので、会社とは違います。
例えば会社員とノマドワーカーを比較すると、、、
- ９：００に会社へ来て仕事を始めてください
- １２：００から１時間休憩をとってください
- １８：００には仕事を終えても良いです。ただし終わらなかったら残業をしてください
- お休みは土曜日と日曜日です
- お給料は２０万円です
- 風邪などを引いて休む場合は１.５万円引きます
- 年に１、２回ボーナスを出すかもしれません
- 仕事を始める時間は自由です
- お昼休憩の時間も自由です
- 仕事を終える時間も自由です
- お休みも自由です
- お給料はやればやった分だけ入ります
- 風邪などを引いて休むのもお任せです
- 納期があるものは締め切りまで終わらせてください
会社員の場合は大枠で決められていますのでその範囲内でタスクを整理して行うことで進めることができると思います。
一方でノマドワーカーの場合はなんでも基本的に自由になります。
起きる時間も自由ですし、寝る時間や作業を始める時間も自由です。
お給料もやればやった分だけ入りますのでお金が欲しければもっと頑張りましょう、ということです。
私自身も仕事を辞めた後は忙しかった仕事から解放されて最初の1ヶ月ほどは好きに生活をしていました。
でも徐々に貯金も減っていくので危機感を感じて仕事をしないと行けなくなった際にタスク管理をするようになりました。
実際にタスク管理をしたところ、まずはやるべきことが明確化されたので無駄な時間を減らすことができました。
まずはタスクを整理してみる事から始めてみるのは良いかと思います。
では次の問題です。
このタスクをどのように管理したらいいでしょうか？
タスクを管理する最適な方法は何か？
私自身、様々なタスク管理を実践してみましたのでその方法についてまずはご紹介できればと思います。
タスク管理法：紙で行う(手帳で行う)
元々、フランクリン手帳を持っていましたので手帳でタスクを管理していました。
その手帳で全てのToDoなどを管理していましたが次第に持ち歩くのも面倒になり辞めてしまいました。
実際に管理はできていましたので持ち運びを面倒と感じない人には良いかと思います。
タスク管理法：スマホアプリで行う
結論から言うと、長く続きませんでした。
スマホは確かに手帳よりは持ち歩きます。
締め切りなども設定することができますので一見良さそうに見えますが、一度その締め切りを過ぎてしまうと、私の性格上、「明日やればいいいや」と感じてしまうため3日坊主になってしまいました・・・。
タスク管理法：Googleのタスク管理
まずは結論から、、これも難しかったです^^;
一見、googleユーザーからしてみると良さそうに見えますが、PCだけで管理している方はこれで十分かもしれませんがスマホだと使いにくいことが挙げられます。
タスク管理法：Googleカレンダーに直接書き込む
このやり方が一番良いです。
まず、スケジュール管理の中にタスクも直接入れ込むことができるのでこれが一番私にあってました。
例えば、行うタスクを洗い出してもそれを実行しなければ意味がありません。
なのでこのタスクを直接カレンダーに入れちゃうのが手っ取り早いと言うことです。
私の場合は前日の寝る前に次の日に行うタスクをグーグルカレンダーの中に入れ込んでいます。
これをやることで、タスクを書き出して終わり！とはならず、実際にその時間を使って作業をする必要が出てきますので半強制的な感じで進めることができます。
仮に作業時間が長くなってしまった場合は自分自身の時間の見積もりが甘かったことになりますので、その状況を踏まえて次回は改善しやすいです。
タスクを入れる前提として、スマホのカレンダーとgoogleカレンダーを同期できる状態にしておく必要があります。
同期ができいればパソコン上から行った編集でもスマホから行った編集でも同期ができればダブることがなくなりますので良いです。
専用の”Task”などと入力できるようにカレンダー上に設定するのもありですね。
上記画像のように、「他のカレンダー」という部分から専用のカレンダーとして追加することができますのでお試しください。
まとめ：１番のおすすめタスク管理法はグーグルカレンダーに書き込む
今回はタスク管理についてお伝えしました。
その中で一番やりやすく私自身が長く続いているやり方に”Googleカレンダーにタスクを直接入力する”方法を紹介しました。
私の場合はあまり物を持ちたくないので
手帳はなくなり▶︎▶︎▶︎iPhoneで完結して
財布もなくなり▶︎▶︎▶︎名刺ケースで完結して
もしかしたらPCも今後は必要なくなるかもしれません・・
今回のグーグルカレンダーを使ったタスク管理は無料でできてとても簡単なのでまだやっていない方は試してみる価値はあるかと思います！
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